Wat kost een nieuwe medewerker?

Google deze vraag en je ziet meerdere malen het bedrag € 4494 verschijnen dat Intelligence Group in 2019 heeft benoemd op basis van onderzoek. Dit is het gemiddelde wervingsbedrag per medewerker. De afgelopen jaren is het bedrag gedaald (oa door de invloed van corona), maar intussen hebben we te maken met een krappe arbeidsmarkt, waardoor het gemiddelde bedrag in 2023 waarschijnlijk weer hoger ligt.

Wat zegt een bedrag van bijna 4500 euro aan wervingskosten?

Ook al zou het interessant zijn om exact te weten hoe hoog dit gemiddelde wervingsbedrag in 2023 ligt, is het ook de vraag wat je met deze wetenschap kunt doen. Het is een mooi ijkpunt om je eigen cost per hire mee te vergelijken, maar dan is nog steeds de vraag of een bedrag van bijna € 4500 per nieuwe medewerker ook daadwerkelijk nodig is om uit te geven. Neem je iemand aan via een referralprogramma waarbij de collega € 1000 verdient, dan ben je goedkoper uit. Neem je een nieuwe medewerker aan via een bureau, dan kun je op zo’n 25% van het jaarsalaris rekenen en ben je een stuk duurder uit. Gaat het bij deze laatste om een vacature die al een half jaar openstaat, waardoor werk blijft liggen en klanten teleurgesteld moeten worden, dan kan het wel degelijk slim zijn om meer kosten te maken.
Om meer inzicht te krijgen in wervingskosten maak ik onderscheid tussen de interne en externe kosten die bedrijven maken voor het aannemen van een medewerker.

Interne wervingskosten

Wanneer ik het over interne kosten heb, bedoel ik de tijdsinvestering van het bedrijf aan de sollicitatieprocedure. Interessant om eens stil te staan bij de tijd die de stappen in het sollicitatieproces innemen. Exacte cijfers zijn lastig te bepalen, dus nemen we een aantal uitgangspunten om een berekening te kunnen maken. Uitgangspunten voor dit rekenvoorbeeld:

• we gaan uit van de gemiddelde kosten van een recruiter en hr medewerker van 50 euro per uur, voor de hiring en hr manager 100 euro per uur.
• we gaan uit van een vacature met 7 sollicitanten, waarvan er 4 interessant zijn voor de voorselectie, 3 op gesprek mogen komen en 2 een 2 gesprek voeren.

Tabel: tijd & kosten van een gemiddelde sollicitatieprocedure voor 1 vacature

Voor deze vacature kost de sollicitatieprocedure 2200 euro exclusief externe wervingsacties.

Externe wervingskosten

Externe wervingskosten zijn de kosten die je uitgeeft aan wervingsacties, zoals jobboards, events en campagnes. Deze kosten variëren per bedrijf en ook per vacature. Uitgaande van het gemiddelde wervingsbedrag van Intelligence Group komen in dit rekenvoorbeeld de externe wervingskosten uit op € 4500 – 2200 = € 2300 per nieuwe medewerker.
De externe wervingskosten verschillen enorm per bedrijf. Het ene bedrijf werkt samen met bureaus op het gebied van employer branding, campagnes en job advertising, waar een groot deel van het recruitmentbudget naar toe gaat. Een ander bedrijf vult 20% van alle vacatures in via een bureau, wat bij een aantal van 100 vacatures dan al snel neerkomt op € 200.000 bij een gemiddelde fee van € 10.000 per vacature (25% van het modale jaarsalaris). De meeste bedrijven plaatsen hun vacatures ook op jobboards zoals LinkedIn en Indeed en zetten social media kanalen in om hun vacatures te promoten.

Waar valt winst te behalen?

Hoe beter het interne recruitmentproces op orde is, hoe minder je hoeft uit te geven aan externe wervingskosten:

• Een efficiënte sollicitatieprocedure bespaart geld, want hoe eerder een vacature is ingevuld, hoe meer je bespaart. Volgens chro.nl kost een openstaande vacature een bedrijf gemiddeld € 350 per dag. Onderzoek van Werf& geeft aan dat de time to hire in 2022 gemiddeld 36 dagen was. Dit komt voor 1 vacature al neer op (36 x 350=) € 12.600 in misgelopen productiviteit plus wervingskosten die hier nog bijkomen.
• Een goede vacaturetekst zorgt voor meer geschikte kandidaten. Hoe meer geschikte kandidaten, hoe groter de kans dat de vacature snel wordt ingevuld.
• Met een referral programma haal je sneller en goedkoper geschikte mensen binnen. Stel: je trekt het eerste jaar 10 nieuwe medewerkers aan via een referral programma waar collega’s een bonus van € 1000 verdienen. Dat bespaart je niet alleen 10 x (externe wervingskosten 2300 volgens dit rekenvoorbeeld -bonus 1000=) € 1300 = € 13.000, maar ook de interne wervingskosten zullen lager zijn omdat je minder kandidaten hoeft te spreken.
• Een positieve beleving van de sollicitatieprocedure draagt bij aan een positief imago van je bedrijf. Een positief imago levert meer én betere kandidaten op.
• Een goede voorbereiding van een sollicitatiegesprek voorkomt een mismatch en terugtrekken van de kandidaat. Heeft de kandidaat zich na het tweede gesprek teruggetrokken en kun je weer opnieuw beginnen? Denk aan de kosten die dat met zich meebrengt. Gemiste productiviteit door de vacature die nog langer openstaat, de interne wervingskosten die erbij komen én extra wervingsacties die waarschijnlijk ingezet moeten worden om nieuwe kandidaten te bereiken.
• Als het talent eenmaal binnen is, is het tijd voor een degelijk onboarding programma en intensieve begeleiding. Het duurt vervolgens wel een paar maanden voor medewerkers volledig ingewerkt zijn. Regelmatig wordt er te weinig tijd besteed aan het onboarden van nieuwe collega’s. Die eerste positieve indruk is onuitwisbaar. Het bedrijf staat al met 3-0 voor. Geweldig! Want stel dat die nieuwe collega moeite heeft met zijn weg vinden, blijft ronddwalen en na 6 maanden besluit om ergens anders zijn geluk te beproeven, dan was het een hele dure investering. Verloop kost de organisatie volgens Amerikaans onderzoek gemiddeld 20% van het jaarsalaris. Voor een modaal jaarsalaris komt dit neer op € 8000. Onderschat het effect van goede onboarding niet: het is een wezenlijk onderdeel voor het langetermijn behoud van je medewerker.

Interesse om jouw recruitmentproces een boost te geven?
Neem contact met mij op of bel 06-39204496, dan ga ik graag met je in gesprek!