Onboarding betekent letterlijk aan boord gaan. Voor sommige woorden gebruiken we alleen de Engelse term en geen Nederlandse vertaling. Misschien omdat het beter klinkt of omdat er gewoon geen geschikt Nederlands woord voor te vinden is. Inwerken zou een vertaling kunnen zijn, maar dat is te eenzijdig. Onboarding gaat verder dan alleen het inwerken van een nieuwe collega.
Wat is onboarding?
Onboarding gaat uit van de samenwerking tussen de nieuwe collega, zijn team, manager en de rest van de organisatie. Behalve een goed inwerktraject voor de functie die de nieuwe collega gaat uitoefenen, is het van belang om de collega kennis te laten maken met de visie, strategie, doelstellingen en cultuur van het bedrijf. Doel is om de nieuwe collega zich zo snel mogelijk onderdeel te laten voelen en zijn van de organisatie. Belangrijk is dan ook dat onboarding een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van zowel de nieuwe collega als de manager, het team én HR. Dat start bij het sollicitatieproces en eindigt na een aantal maanden wanneer de nieuwe medewerker onderdeel van het bedrijf is geworden.
Waarom is goede onboarding van belang?
Je kunt maar 1 keer een eerste indruk maken. En die eerste indruk blijft vaak lang hangen. Succesvolle onboarding kan een enorme impact hebben op de performance en productiviteit van nieuwe medewerkers. Hoe sneller nieuwe medewerkers zich thuis voelen in de organisatie en hun werk optimaal kunnen uitoefenen, hoe eerder ze kunnen bijdragen aan het succes van de organisatie. Daarnaast heeft effectieve onboarding een positief effect op het imago van de organisatie én leidt het tot lager verloop.
Los van deze positieve effecten is onboarding de laatste jaren extra belangrijk geworden door de toename van thuiswerken en hybride werken. Je komt niet elke dag iemand tegen bij de koffieautomaat, dus een gestructureerd programma is nu nog belangrijker dan voorheen.
Welke factoren dragen bij aan een succesvolle onboarding?
- Succesvolle onboarding start al tijdens het sollicitatieproces wanneer de sollicitant een aanbod krijgt van het bedrijf. Hoe verwelkom je de nieuwe collega? Hoe houd je contact na het ondertekenen van het contract en voordat de nieuwe medewerker gaat starten?
- Deel voorafgaand aan de eerste werkdag de planning van het onboardingstraject, zodat de nieuwe medewerker weet wat hij of zij kan verwachten in de komende weken. Zorg voor een traject van minimaal 30 dagen waarin de nieuwe medewerker kennismaakt met de organisatie, collega’s en benodigde middelen om mee te werken. Na die 30 dagen houdt het niet op en is het belangrijk om feedbackmomenten in te bouwen.
- Bespreek de doelstellingen van onboarding inclusief de verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker zelf. De organisatie is verantwoordelijk voor het aanbieden van het juiste programma en toegang tot systemen, maar je mag ook van de nieuwe medewerker initiatief vragen en verwachtingen uitspreken.
- Betrokkenheid van het team is belangrijk in onboarding. Zorg dat het team weet wanneer de nieuwe collega start, wie hij of zij is, wat zijn of haar rol gaat zijn en plan vooraf kennismakingsgesprekken in met de directe collega’s en belangrijkste stakeholders.
- Benoem een buddy, die gedurende de onboarding periode het aanspreekpunt is voor de nieuwe collega. Iemand die de nieuwe collega wegwijs kan maken in de organisatie en ook een sparringpartner is.
- Een laptop die klaarstaat op dag 1, hulp bij inloggen en toegang tot de benodigde systemen is een must.
- Uitleg over de ‘regels’ van de organisatie, onder andere over veiligheid, gezondheid, ziekmeldingen, maar ook over de normen en waarden van de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van e-learning, maar een algemene kennismakingsdag met alle nieuwe medewerkers waarin ook de visie, strategie en andere informatie over de organisatie gedeeld wordt, is ook een waardevolle toevoeging.
- Maak gebruik van bestaande systemen in de organisatie waar je informatie kunt vinden en communiceren met collega’s. Daarnaast kan een onboardingsplatform de nieuwe collega helpen om makkelijker de weg te vinden in de organisatie én de manager te ontlasten.
- Evalueer het onboardingtraject met de nieuwe medewerker. Hoe heeft hij of zij de onboarding ervaren? Wat kan beter en wat zijn de succesfactoren?
Interesse om met onboarding aan de slag te gaan?
Neem contact met mij op of bel 06-39204496, dan ga ik graag met je in gesprek!
